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トップページ > 組織から探す > 学事文書課 > 個人情報保護制度の概要・説明

平成28年 (2016年) 4月 1日

学事文書課

 山口県の個人情報保護制度


 山口県では、平成14年4月1日から山口県個人情報保護条例を施行しています。

 平成18年4月1日からは、警察を含む県(公立大学法人山口県立大学、地方独立行政法人山口県産業技術センター、地方独立行政法人山口県立病院機構を含みます。)のすべての機関が条例の対象となっています。

 ここでは、山口県の個人情報保護制度の概要説明及び申請書様式の提供を行います。


 山口県個人情報保護条例 (PDF : 303KB)



●個人情報保護制度を実施する機関


 個人情報保護条例における実施機関は、知事、議会、教育委員会、選挙管理委員会、人事委員会、監査委員、公安委員会、警察本部長、労働委員会、収用委員会、海区漁業調整委員会、内水面漁場管理委員会、公営企業管理者、公立大学法人山口県立大学、地方独立行政法人山口県産業技術センター、地方独立行政法人山口県立病院機構です。


●県における個人情報の取扱いルール

 山口県では、県が個人情報を取り扱う際の基本原則を定めています。


1 個人情報取扱事務の登録簿の作成

○県が保有する個人情報の内容や取扱状況を示すため、登録簿を作成し、一般の閲覧に供します。

○登録簿は、情報公開センター及び地方県民相談室には県のすべてのものを、情報公開コーナーにはその出先機関のものを備え置きます。


2 個人情報の収集の制限

○個人情報は、事務の目的達成に必要な範囲内で、適法かつ適正な方法により収集します。

○思想、信教及び信条に関する個人情報並びに社会的差別の原因となる個人情報は、原則として収集しません。

○個人情報は本人から直接収集することを原則とします。


3 個人情報の利用及び提供の制限

○原則として、事務の目的以外の目的のために個人情報を利用・提供しません。

○個人情報を実施機関以外の者に提供するときは、相手方に必要な措置を求めます。

○公益上の必要性と個人の権利利益の侵害を防止するための措置がない限り、実施機関以外の者にオンライン結合による個人情報の提供はしません。


4 個人情報の適正管理

○個人情報の漏えい、滅失、き損の防止等の措置を講じます。

○事務の目的に必要な範囲内で、個人情報を正確かつ最新な内容に保つよう努めます。

○保有の必要がなくなった個人情報は、速やかに消去又は廃棄します。


5 職員等の義務

  職員又は職員であった者は、職務上知り得た個人情報をみだりに他人に知らせたり、不当な目的に使用しません。


6 業務の委託に伴う措置

  個人情報の取扱いを伴う業務を実施機関以外の者に委託するときは、受託者に個人情報の保護のために必要な措置を求めます。


7 苦情の処理

  個人情報の取扱いについての苦情は、適切かつ迅速に処理するよう努めます。


●個人情報の開示、訂正及び利用停止の請求


 山口県では、県が保有する公文書に記録されている個人情報を、原則として開示します。

 また、個人情報が事実と合致していないときは、速やかに訂正するとともに、収集の制限等の規定に違反して収集・利用・提供されているときは、利用の停止、消去又は提供の停止(以下「利用停止」といいます。)を行います。


1 開示請求、訂正請求又は利用停止請求ができる方は

  請求しようとする個人情報の本人であれば、どなたでも開示請求をすることができるとともに、開示を受けた個人情報について訂正請求又は利用停止請求をすることができます。

  また、未成年者又は成年被後見人の法定代理人は、本人に代わって開示請求、訂正請求又は利用停止請求をすることができます。

  なお、特定個人情報の場合は、本人及び法定代理人に加え、任意代理人(本人の委任による代理人)も開示請求等をすることができます。

  *特定個人情報とは、個人番号をその内容に含む個人情報をいいます。


2 請求書方法は

  請求書を持参される際には、請求しようとする個人情報の本人であることを証明するための書類として、運転免許証、パスポート、健康保険の被保険者証等の原本(写真が貼られていない場合は複数種類の原本)が必要です(郵送による請求の場合は、これらの複数種類の写しを提出)。

  *ファックス、電子メール、口頭による請求はできませんので御注意ください。


  なお、代理人による請求の場合は、その資格を証明するための書類(任意代理人の場合は、委任状及び本人の印鑑登録証明書)も必要です。

  また、訂正請求の場合は、上記の書類に加え、訂正請求の内容が事実と合致することを証明する書類が必要です。


○提出書類

  各様式に必要事項を記入してください。

  不明な点は、本ページ末の問い合わせ先にお尋ねください。


  →請求書様式が必要な方は、こちらをクリックしてください。

  個人情報開示請求書 (PDF : 78KB)個人情報開示請求書 (Word : 19KB)

  個人情報訂正請求書 (PDF : 61KB)個人情報訂正請求書 (Word : 16KB)

  個人情報利用停止請求書 (PDF : 63KB)個人情報利用停止請求書 (Word : 17KB)

※ 様式記入上の注意

  実施機関名は、山口県知事、山口県議会、山口県教育委員会、山口県選挙管理委員会、山口県人事委員会、山口県監査委員、山口県公安委員会、山口県警察本部長、山口県労働委員会、山口県収用委員会、山口県海区漁業調整委員会、山口県内水面漁場管理委員会、山口県公営企業管理者、公立大学法人山口県立大学、地方独立行政法人山口県産業技術センター、地方独立行政法人山口県立病院機構のいずれかを記入してください。


3 窓口は

  ○情報公開センター(県庁本館棟1階)

  本庁及び出先機関が保有している個人情報の開示、訂正又は利用停止についての相談、受付などを行います。

  ○情報公開コーナー(各出先機関)

  その出先機関が保有している個人情報の開示、訂正又は利用停止についての相談、受付などを行います。

  ○警察情報センター(警察本部1階)

  公安委員会及び警察本部長が保有している個人情報の開示、訂正又は利用停止についての相談、受付などを行います。

  ○情報コーナー(各警察署)

  その警察署が保有している個人情報の開示、訂正又は利用停止についての相談、受付などを行います。

  ○公立大学法人山口県立大学事務局総務管理部

  公立大学法人山口県立大学が保有している個人情報の開示、訂正又は利用停止についての相談、受付などを行います。

  ○地方独立行政法人山口県産業技術センター経営管理部

  地方独立行政法人山口県産業技術センターが保有している個人情報の開示、訂正又は利用停止についての相談、受付などを行います。

  ○地方独立行政法人山口県立病院機構本部事務局

  地方独立行政法人山口県立病院機構が保有している個人情報の開示、訂正又は利用停止についての相談、受付などを行います。


4 開示をするかどうかの決定は

  原則として請求のあった日から10日以内に、個人情報の開示をするかどうかを決定し、その内容を文書で請求者にお知らせします。

  開示又は部分開示の決定のときは、開示の日時・場所を併せてお知らせします。


5 開示できない個人情報は

  請求のあった個人情報は、原則として開示することとしていますが、次のいずれかの情報が含まれているときは、開示できません。

○法令等で公開できないとされている情報

○開示することにより本人の健康等を害するおそれのある情報

○開示請求者以外の個人が識別され得る情報

○法人その他の団体や事業を営む個人の事業活動に不利益を与えるおそれがある情報

○公共の安全と秩序の維持に支障が生じるおそれがある情報

○事務・事業の意思形成に著しい支障が生じるおそれがある情報

○個人の評価、選考等の事務・事業の適正な遂行に著しい支障が生じるおそれがある情報

○事務・事業の実施の目的を失わせたり、円滑な実施を著しく困難にしたりするおそれがある情報

○県の機関以外の関係当事者との協力・信頼関係が著しく損なわれるおそれがある情報

○合議制機関等の公正で円滑な議事運営が著しく損なわれるおそれがある情報


6 開示の方法、費用の負担は

  個人情報の開示の方法には、閲覧・聴取・視聴(個人情報を見聞きすること)と写しの交付とがあります。

  個人情報の閲覧・聴取・視聴は無料ですが、写しをお求めになるときは、実費相当額を負担していただきます。用紙の写しの場合、B5判からA3判まで白黒で、1枚につき10円(両面コピーの場合は1枚につき20円)です。

  また、郵送などで写しを受け取ることもできます。この場合、送付に要する費用も併せて負担していただくことになります。


7 訂正又は利用停止をするかどうかの決定は

  原則として請求のあった日から20日以内に、個人情報の訂正又は利用停止をするかどうかを決定し、その内容を文書で請求者にお知らせします。

  訂正又は利用停止の決定のときは、速やかに個人情報の訂正又は利用停止をします。


8 不服申立て

  決定に不服があるときは、行政不服審査法に基づく不服申立てをすることができます。

  不服申立てがあった場合、実施機関は、県の附属機関である山口県情報公開審査会の意見を聴いた上で、不服申立てに対する裁決等を行います。

  ○提出書類

  ・決定があったことを知った日が平成28年3月31日以前の場合

   異議申立書(個人情報) (PDF : 66KB)異議申立書(個人情報) (Word : 16KB)

  ・決定があったことを知った日が平成28年4月1日以後の場合

   審査請求書(個人情報) (PDF : 58KB)審査請求書(個人情報) (Word : 19KB)


●お問い合わせ先は

 山口県の個人情報保護に関するお問い合わせは、情報公開センター、各情報公開コーナー及び山口県総務部学事文書課で受け付けます。

 なお、公安委員会及び警察本部長、公立大学法人山口県立大学、地方独立行政法人山口県産業技術センター、地方独立行政法人山口県立病院機構の保有する個人情報に関するお問い合わせは、それぞれ次の窓口で受け付けます。


○山口県総務部学事文書課 情報公開・文書班 TEL 083-933-2576

○情報公開センター TEL 083-933-2578

○情報公開コーナー TEL 県の各出先機関の電話番号

警察情報センター TEL 083-933-0110(代表)

○公立大学法人山口県立大学事務局総務管理部 TEL 083-928-0211

○地方独立行政法人山口県産業技術センター経営管理部 TEL 0836-53-5050

○地方独立行政法人山口県立病院機構本部事務局 TEL 0835-28-3311




【本件お問い合わせ先・連絡先】

山口県総務部学事文書課情報公開・文書班

《TEL》 083-933-2576

《FAX》 083-933-2137

《E-mail》a10400@pref.yamaguchi.lg.jp





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