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個人情報保護制度の概要
県の個人情報保護制度
山口県では、個人情報の保護に関する法律に基づき、県が保有する個人情報を適切に取り扱うとともに、自己の個人情報の開示等を行っています。
ここでは、山口県の個人情報保護制度の概要説明及び申請書様式の提供を行います。
個人情報保護制度を実施する機関
知事、教育委員会、選挙管理委員会、人事委員会、監査委員、公安委員会、警察本部長、労働委員会、収用委員会、海区漁業調整委員会、内水面漁場管理委員会、公営企業管理者、公立大学法人山口県立大学、地方独立行政法人山口県産業技術センター、地方独立行政法人山口県立病院機構です。
県における保有個人情報の取扱いルール
県が個人情報を取り扱う際の基本原則について
1 個人情報の保有の制限
-
個人情報の保有に当たっては、利用目的を明確にし、利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を保有してはなりません。
2 利用目的の明示
- 本人から直接書面で個人情報を取得するときは、あらかじめ利用目的を明示しなければなりません。
3 個人情報の利用及び提供の制限
- 法令に基づく場合を除き、利用目的以外の目的のために、保有している個人情報を利用・提供してはなりません。
4 個人情報の適正管理
- 個人情報の漏えい、滅失、き損の防止等の措置を講じます。
- 事務の目的に必要な範囲内で、個人情報を正確かつ最新な内容に保つよう努めます。
5 職員等の義務
- 職員又は職員であった者は、職務上知り得た個人情報をみだりに他人に知らせたり、不当な目的に使用しません。
6 業務の委託に伴う措置
- 個人情報の取扱いを伴う業務を実施機関以外の者に委託するときは、受託者に個人情報の保護のために必要な措置を求めます。
7 苦情の処理
- 個人情報の取扱いについての苦情は、適切かつ迅速に処理するよう努めます。
保有個人情報の開示、訂正及び利用停止の請求
山口県では、県が保有する公文書に記録されている個人情報を、原則として開示します。
また、個人情報が事実と合致していないときは、速やかに訂正するとともに、収集の制限等の規定に違反して収集・利用・提供されているときは、利用の停止、消去又は提供の停止（以下「利用停止」といいます。）を行います。
1 開示請求、訂正請求又は利用停止請求ができる方は
請求しようとする個人情報の本人であれば、どなたでも開示請求をすることができるとともに、開示を受けた個人情報について訂正請求又は利用停止請求をすることができます。
また、未成年者又は成年被後見人の法定代理人若しくは本人の委任による代理人は、本人に代わって開示請求、訂正請求又は利用停止請求をすることができます。
なお、特定個人情報の場合においても、本人及び法定代理人に加え、任意代理人（本人の委任による代理人）も開示請求等をすることができます。
※特定個人情報とは、個人番号をその内容に含む個人情報をいいます。
2 請求書方法は
請求書を持参される際には、請求しようとする個人情報の本人であることを証明するための書類として、運転免許証、パスポート、健康保険の被保険者証等の原本（写真が貼られていない場合は複数種類の原本）が必要です。
なお、郵送による開示請求も可能ですが、以下の書類が必要になります。
【郵送による請求の場合】以下の書類が必要になります。
- 保有個人情報開示請求書
- 運転免許証やパスポート、健康保険の被保険者証等の公的機関が発行する書類の複写物
- 住民票の写し原本（請求前30日以内に発行されたものに限り、複写物は認められません。）
ファックス、電子メール、口頭による請求はできませんので御注意ください。
本人による開示請求は、やまぐち電子申請サービスによるオンラインの開示請求もできます。（利用にあたり、事前にICカードリーダー等をご準備いただく必要があります。詳細はやまぐち電子申請サービスをご覧ください。）
「やまぐち電子申請」の「分野別検索」で、「情報公開」を選択してください。
やまぐち電子申請サービス＜外部リンク＞
なお、代理人による請求の場合は、その資格を証明するための書類（任意代理人の場合は、委任状及び本人の印鑑登録証明書等）も必要です。詳しくは本ページ末の問い合わせ先にお尋ねください。
また、訂正請求の場合は、上記の書類に加え、訂正請求の内容が事実と合致することを証明する書類が必要です。
■提出書類
各様式に必要事項を記入してください。
不明な点は、本ページ末の問い合わせ先にお尋ねください。
→請求書様式が必要な方は、以下をクリックしてください。
| 様式名称 | ダウンロード（PDF） | ダウンロード（Word） |
|---|---|---|
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保有個人情報開示請求書 |
保有個人情報開示請求書 （PDF：95KB） | 保有個人情報開示請求書 （Word：17KB） |
| ・保有個人情報開示請求書【記載例】 | 保有個人情報開示請求書記載例 （PDF：500KB） | |
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・委任状 （開示請求用・特定個人情報以外） |
委任状 （PDF：78KB） | 委任状 （Word：16KB） |
| 保有個人情報の開示の実施方法等申出書 | 開示の実施方法等申出書 （PDF：98KB） | 開示の実施方法等申出書 （Word：16KB） |
| 保有個人情報訂正請求書 | 保有個人情報訂正請求書 （PDF：89KB） | 保有個人情報訂正請求書 （Word：15KB） |
| ・委任状（訂正請求用・特定個人情報以外） | 委任状（訂正請求用・特定個人情報以外） （PDF：73KB） | 委任状（訂正請求用・特定個人情報以外） （Word：17KB） |
| 保有個人情報利用停止請求書 | 保有個人情報利用停止請求書 （PDF：92KB） | 保有個人情報利用停止請求書 （Word：17KB） |
| ・委任状（利用停止請求用・特定個人情報以外） | 委任状（利用停止請求用・特定個人情報以外） （PDF：71KB） | 委任状（利用停止請求用・特定個人情報以外） （Word：16KB） |
※特定個人情報（個人番号（マイナンバー）をその内容に含むことが明らかな個人情報）を開示請求する場合の委任状様式
| 様式名称 | ダウンロード（PDF） | ダウンロード（Word） |
|---|---|---|
| ・委任状（特定個人情報に係る開示請求用） | 委任状（特定個人情報に係る開示請求用） （PDF：80KB） | 委任状（特定個人情報に係る開示請求用） （Word：16KB） |
| ・委任状（特定個人情報に係る訂正請求用） | 委任状（特定個人情報に係る訂正請求用） （PDF：73KB） | 委任状（特定個人情報に係る訂正請求用） （Word：17KB） |
| ・委任状（特定個人情報に係る利用停止請求用） | 委任状（特定個人情報に係る利用停止請求用） （PDF：71KB） | 委任状（特定個人情報に係る利用停止請求用） （Word：16KB） |
※ 様式記入上の注意
実施機関名は、山口県知事、山口県教育委員会、山口県選挙管理委員会、山口県人事委員会、山口県監査委員、山口県公安委員会、山口県警察本部長、山口県労働委員会、山口県収用委員会、山口県海区漁業調整委員会、山口県内水面漁場管理委員会、山口県公営企業管理者、公立大学法人山口県立大学、地方独立行政法人山口県産業技術センター、地方独立行政法人山口県立病院機構のいずれかを記入してください。
3 窓口は
- 情報公開センター（県庁本館棟1階）
本庁及び出先機関が保有している個人情報の開示、訂正又は利用停止についての相談、受付などを行います。 - 情報公開コーナー（各出先機関）
その出先機関が保有している個人情報の開示、訂正又は利用停止についての相談、受付などを行います。 - 警察情報センター（警察本部1階）
公安委員会及び警察本部長が保有している個人情報の開示、訂正又は利用停止についての相談、受付などを行います。 - 情報コーナー（各警察署）
その警察署が保有している個人情報の開示、訂正又は利用停止についての相談、受付などを行います。 - 公立大学法人山口県立大学事務局総務管理部
公立大学法人山口県立大学が保有している個人情報の開示、訂正又は利用停止についての相談、受付などを行います。 - 地方独立行政法人山口県産業技術センター経営管理部
地方独立行政法人山口県産業技術センターが保有している個人情報の開示、訂正又は利用停止についての相談、受付などを行います。 - 地方独立行政法人山口県立病院機構本部事務局
地方独立行政法人山口県立病院機構が保有している個人情報の開示、訂正又は利用停止についての相談、受付などを行います。
4 開示をするかどうかの決定は
原則として請求書の受付日の翌日から起算して15日以内に、個人情報の開示をするかどうかを決定し、その内容を文書で請求者にお知らせします。
開示又は部分開示の決定のときは、開示の日時・場所を併せてお知らせします。
5 開示できない個人情報は
請求のあった個人情報は、原則として開示することとしていますが、次のいずれかの情報が含まれているときは、開示できません。
- 開示することにより本人の健康等を害するおそれのある情報
- 開示請求者以外の個人が識別され得る情報
- 法人その他の団体や事業を営む個人の事業活動に不利益を与えるおそれがある情報
- 国の安全が害されるおそれがある情報
- 公共の安全と秩序の維持に支障が生じるおそれがある情報
- 審議、検討又は協議に関する情報で開示することにより、率直な意見の交換若しくは意思決定の中立性が不当に損なわれるおそれがある情報
- 個人の評価、選考等の事務・事業の適正な遂行に著しい支障が生じるおそれがある情報
6 開示の方法、費用の負担は
個人情報の開示の方法には、閲覧・聴取・視聴（個人情報を見聞きすること）と写しの交付とがあります。
個人情報の閲覧・聴取・視聴は無料ですが、写しをお求めになるときは、以下に記載の手数料を負担していただきます。
また、郵送などで写しを受け取ることもできます。この場合、送付に要する費用も併せて負担していただくことになります。
手数料金額（山口県使用料手数料条例に規定：下表のとおり）
|
区 分 |
手数料の額 |
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複写機により用紙（Ａ3判以下に限る）に複写したものを交付する場合 |
10円/枚 (カラー20円/枚) |
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電磁的記録に記録された事項を用紙（Ａ3判以下に限る）に出力したものを交付する場合 |
10円/枚 (カラー20円/枚) |
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電磁的記録をＣＤ－Ｒに複写したものを交付する場合 |
40円/枚 ※CD-R代のみ徴収 |
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その他の方法により交付する場合 |
実費相当額/回 |
※用紙の両面に複写し、又は出力したものを交付する場合は片面を1枚として算定
7 訂正又は利用停止をするかどうかの決定は
原則として請求書の受付日の翌日から起算して30日以内に、保有個人情報の訂正又は利用停止をするかどうかを決定し、その内容を文書で請求者にお知らせします。
訂正又は利用停止の決定のときは、速やかに保有個人情報の訂正又は利用停止をします。
8 不服申立て
決定に不服があるときは、行政不服審査法に基づく不服申立てをすることができます。
不服申立てがあった場合、実施機関は、県の附属機関である山口県情報公開・個人情報保護審査会の意見を聴いた上で、不服申立てに対する裁決等を行います。
提出書類
関連情報
個人情報保護委員会 https://www.ppc.go.jp/index.html＜外部リンク＞
お問い合わせ先は
山口県の個人情報保護に関するお問い合わせは、情報公開センター、各情報公開コーナー及び山口県総務部学事文書課で受け付けます。
なお、公安委員会及び警察本部長、公立大学法人山口県立大学、地方独立行政法人山口県産業技術センター、地方独立行政法人山口県立病院機構の保有する個人情報に関するお問い合わせは、それぞれ次の窓口で受け付けます。
- 山口県総務部学事文書課 情報公開・文書班 Tel 083-933-2576
- 情報公開センター Tel 083-933-2578
- 情報公開コーナー Tel 県の各出先機関の電話番号
- 警察情報センター＜外部リンク＞ Tel 083-933-0110（代表）
- 公立大学法人山口県立大学事務局総務管理部 Tel 083-928-0211
- 地方独立行政法人山口県産業技術センター経営管理部 Tel 0836-53-5050
- 地方独立行政法人山口県立病院機構本部事務局 Tel 0835-28-3311
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